Apžiūrų planavimas rankomis dažniausiai virsta „žinučių ping-pongu“: derinate laikus, perkeliate, kažkas neateina, o tavo diena subyrėja. Calendly tai nuima nuo tavęs:
- pirkėjai patys pasirenka laisvą laiką iš tavo grafikų,
- sistema neleidžia dubliuotis apžiūroms, nes sinchronizuota su kalendoriumi,
- gali įjungti automatinius apribojimus: maks. apžiūrų skaičius, tarpai tarp apžiūrų, minimalus įspėjimas ir t. t.
Rezultatas: tu valdai laiką, pirkėjas gauna patogumą, o atvykimų kokybė kyla.
1. Kokį įvykį (Event Type) kurti NT apžiūroms?
Calendly viskas sukasi apie „Event Type“ – tai konkretus susitikimo tipas, kurį žmonės gali rezervuoti.
Rekomenduojamas vienas pagrindinis įvykis:
„NT apžiūra – 30/45 min“
- Trukmė:
- butui – 30–40 min
- namui – 45–60 min
Idėja paprasta: trumpiau – pirkėjas nespėja įsigilinti, ilgiau – pervargsti.
- Location / vieta: įrašyk adresą ir trumpą instrukciją:
- kur įėjimas,
- kur patogiausia parkuotis,
- kokia laiptinė / buto numeris.
Kodėl vienas įvykis?
Net nemokamame Calendly plane gali turėti tik vieną aktyvų event type, todėl NT apžiūroms tai idealu.
2. Availability: kaip nustatyti apžiūrų laikus, kad turėtum kontrolę
Calendly leidžia parodyti pirkėjams tik tuos laikus, kuriuos tu nori atiduoti apžiūroms. C
Du geriausi modeliai:
A) Apžiūros blokais (kai daug užklausų)
Pvz.:
- Trečiadieniais 18:00–20:00
- Šeštadieniais 11:00–14:00
Pirkėjas renkasi tik šiame „lange“.
Tau: mažiau lakstymo, daugiau tvarkos ir natūraliai susikuria paklausos jausmas.
B) Individualios, bet ribotuose languose
Pvz.:
- darbo dienomis 17:30–20:30
Svarbiausia – nepalikti „bet kada“. Riboti langai automatiškai filtruoja turistus.
3. Minimum notice: apsauga nuo „gal galim šiandien po valandos?“
Calendly leidžia nustatyti, kiek mažiausiai laiko prieš apžiūrą žmogus gali rezervuoti.
Rekomendacija NT apžiūroms:
- 12–24 val. minimum notice
Kodėl?
Kad spėtum:
- pasiruošti objektą,
- susiplanuoti dieną,
- nejausti spaudimo gyventi „ant lagamino“.
4. Buffer time: tarpai tarp apžiūrų, kad nejaustum konvejerio
Buffers – tai automatiniai tarpai prieš ar po susitikimo
Rekomenduojama:
- 10–15 min po kiekvienos apžiūros
Ką tai duoda:
- pirkėjai nesusitinka prie durų (mažiau nejaukumo),
- turi laiko trumpai užsirašyti įspūdžius,
- neskubi ir apžiūra atrodo kokybiškesnė.
Svarbu: Calendly pats rodo, kad bufferiai gali išplėsti reikalingą laisvą laiką (pvz., 30 min apžiūra + 15 min bufferis reiškia, kad kalendoriuje turi būti 45 min „švaraus“ laiko).
5. Maksimalus apžiūrų skaičius per dieną (Meeting limits)
Calendly turi „meeting limits“ – gali uždėti ribą, kiek apžiūrų per dieną leidžiama rezervuoti.
Reali praktika:
- 3–5 apžiūros per dieną max.
Kodėl?
- po 5-os apžiūros krenta dėmesys,
- daugėja klaidų bendraujant,
- psichologiškai pradedi norėti „greičiau baigt“.
Meeting limits padeda neprisiplanuoti per daug, net jei yra didelis susidomėjimas.
6. Start time increments: kad apžiūros prasidėtų tvarkingai
Calendly leidžia pasirinkti, kas kiek minučių žmogus gali pradėti apžiūrą (pvz., kas 15, 30, 60 min).
NT apžiūroms patogu:
- kas 30 min (butams)
- kas 60 min (namams)
Tada grafikas atrodo tvarkingai ir pirkėjams lengviau pasirinkti.
7. Invitee Questions: subtilus pirkėjų filtravimas
Calendly event type’e gali pridėti klausimų, kuriuos pirkėjas užpildo rezervuodamas laiką.
Įdėk 2–3 trumpus:
- „Ar planuojat pirkti su paskola ar savomis lėšomis?“
- „Kada realiai planuojat įsigyti?“
- „Kas jums svarbiausia šiame objekte?“
Motyvuotas pirkėjas atsakys normaliai. Turistas dažnai net neužbaigs rezervacijos.
8. Automatiniai priminimai (jei naudoji mokamą planą)
Calendly mokamuose planuose yra Workflows – automatiniai laiškai/SMS prieš ir po susitikimo.
Geriausia seka apžiūroms:
- patvirtinimas iš karto,
- priminimas 24 val. prieš,
- priminimas 2 val. prieš,
- follow-up po apžiūros („ačiū, ar kilo klausimų?“).
Tai stipriai sumažina neatvykimų skaičių ir padidina grįžtamą ryšį.
Greitas „idealus“ Calendly setup NT apžiūroms
Jei trumpai – štai ko reikia:
- Event Type: „NT apžiūra – 30/45 min“
- Availability: 1–2 blokai per savaitę (arba riboti vakarai)
- Minimum notice: 12–24 h
- Buffer time: 10–15 min po apžiūros
- Meeting limits: 3–5 apžiūros per dieną max.
- Start increments: kas 30 min (butas) / kas 60 min (namas)
- Questions: 2–3 filtravimo klausimai
- Workflows (jei turi): 24 h + 2 h priminimai
Pabaigai
Calendly apžiūrų planavimą paverčia aiškia sistema: tu nustatai taisykles, pirkėjai patys susiplanuoja laiką, o tavo energija lieka apžiūroms ir deryboms. Ir būtent tai dažniausiai atneša geresnį sandorį.
